Wie kannst du NEIN zu unnötigen Meetings sagen?

Leader:innen Frage: Fällt es dir schwer, nein zu Meetings zu sagen?

Sowohl als Junior als auch für erfahrene Leader kann es herausfordernd sein, die Teilnahme an Meetings zu hinterfragen und sich sogar rauszunehmen. 

Stell dir vor du arbeitest seit vielen Jahren als Führungskraft und du erhältst Einladungen zu sämtlichen Meetings. Wie gehst du damit um?

Stell dir auf der anderen Seite vor du bist ganz neu in deiner Führungsrolle und kennst deine Kolleg*innen möglicherweise noch nicht so gut. Traust du dich NEIN zu sagen? 

Wenn du das Gefühl hast, dass eine Meetingeinladung unnötig für dich ist, gibt es einige Schritte, die du unternehmen kannst, um darauf zu reagieren:

✅ Gibt es eine Agenda?

Lies die Meetingeinladung sorgfältig durch. Überlege, ob die Themen des Meetings für dich relevant sind und ob du etwas beitragen kannst oder wirst. Falls es keine Agenda gibt, frag nach.

✅ Welchen Zweck hat dieses Meeting?

Stelle sicher, dass deine Rolle im Meeting klar ist. Wenn du unsicher bist, ob du wirklich benötigt wirst, frage den Organisator des Meetings nach deiner Rolle und deinen Verantwortlichkeiten.

✅ Was ist deine persönliche Prio? 

Überlege, ob deine aktuellen Aufgaben und Prioritäten es zulassen, an diesem Meeting teilzunehmen. Wenn du bereits mit wichtigen Projekten beschäftigt bist, könnte es sinnvoller sein, deine Zeit darauf zu konzentrieren.

✅ Kommuniziere klar:

Stell dir vor du merkst, dass das Meeting unnötig für dich ist. Du könntest sagen: "Vielen Dank für die Einladung zum Meeting. Nachdem ich die Agenda überprüft habe, denke ich, dass meine Anwesenheit möglicherweise nicht notwendig ist, da ich derzeit an [deine aktuellen Projekte] arbeite. Wenn es jedoch bestimmte Punkte gibt, bei denen meine Teilnahme wichtig ist, lasst es mich bitte wissen."

✅ Verfügbarkeit für wichtige Punkte: 

Wenn es in dem Meeting bestimmte Punkte gibt, bei denen Ihre Expertise oder Meinung benötigt wird, können Sie anbieten, sich in einem kürzeren Zeitfenster nur für diese Punkte zur Verfügung zu stellen.

Merke: 

Es ist absolut erlaubt und sogar empfohlen, die Teilnahme an Meetings zu hinterfragen, wenn du das Gefühl hast, dass deine Anwesenheit nicht notwendig oder sinnvoll ist. Effiziente Kommunikation und die Verwendung der gemeinsamen Ressource "Zeit" sind entscheidend für die Produktivität einer Organisation. Indem du die Teilnahme an Meetings hinterfragst, zeigst du Verantwortungsbewusstsein und das Bestreben, deine Zeit und die Zeit anderer sinnvoll zu nutzen.

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Leader question: do you find it difficult to say no to meetings?

As both a junior and experienced leader, it can be challenging to question and even opt out of attending meetings.

Imagine you've worked as a leader for many years and you receive invitations to all meetings. How do you handle it?

On the other hand, imagine you are brand new in your leadership role and may not know your colleagues that well. Do you dare to say NO?

If you feel that a meeting invitation is unnecessary for you, there are some steps you can take to respond:

✅ Is there an agenda?

Read the meeting invitation carefully. Consider whether the meeting topics are relevant to you and whether you can or will contribute. If there is no agenda, ask.

✅ What is the purpose of this meeting?

Make sure your role in the meeting is clear. If you are unsure if you are really needed, ask the meeting organizer about your role and responsibilities.

✅ What is your personal prio?

Consider whether your current tasks and priorities allow you to attend this meeting. If you're already busy with important projects, it might make more sense to focus your time there.

✅ Communicate clearly:

Imagine you realize that the meeting is unnecessary for you. You could say, "Thank you for inviting me to the meeting. After reviewing the agenda, I think my attendance may not be necessary as I am currently working on [your current projects]. However, if there are specific items where my attendance is important, please let me know."

✅ Availability for important items:

If there are specific points in the meeting where your expertise or opinion is needed, you can offer to make yourself available in a shorter time slot just for those points.

Notice:

It is absolutely permissible and even recommended to question meeting attendance if you feel your presence is not necessary or useful. Efficient communication and use of the shared resource of "time" are critical to organizational productivity. By questioning meeting attendance, you demonstrate a sense of responsibility and a desire to use your time and the time of others wisely.

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