Wieviel Zeit verbringst du in Meetings?

Leader:innen Frage: Schwatzt ihr noch oder führt ihr schon?

Es ist teilweise erschreckend, wenn uns Kunden berichten, dass sie mehr als 50% ihrer Woche in Meetings verbringen.🫣 #zeitistgeld

Meetings sind ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags in Unternehmen. Stimmt. Aber, obwohl sie als Mittel zur Kommunikation, Entscheidungsfindung und Zusammenarbeit gedacht sind, werden Meetings oft als zeitraubend und ineffizient wahrgenommen. Das Problem liegt häufig in einer schlechten Meetingkultur.

In unseren Workshops setzten wir uns immer wieder mit den Herausforderungen von Meetings auseinander und wollen hier ein paar Wege aufzeigen, wie wir eine gute Meetingkultur etablieren können:

 Zeitverschwendung und fehlende Struktur

❌ Ein häufiges Problem in Meetings ist die fehlende Struktur und mangelnde Vorbereitung. Meetings beginnen oft zu spät, ziehen sich unnötig in die Länge und werden von irrelevanten Diskussionen abgelenkt.

✅ Um dieses Problem anzugehen, ist es wichtig, vorab klare Ziele und eine Agenda für das Meeting festzulegen. Jeder Teilnehmer sollte wissen, was von ihm erwartet wird und welche Themen behandelt werden. Zudem sollte eine zeitliche Begrenzung festgelegt werden, um sicherzustellen, dass das Meeting effizient abläuft. Fasst euch kurz. Spart Zeit.

Überbeteiligung und Unterbeteiligung

❌ In vielen Meetings dominieren bestimmte Teilnehmer das Geschehen, während andere kaum zu Wort kommen. Dies kann zu einem Ungleichgewicht der Ideen und Perspektiven führen.

✅ Um eine gute Meetingkultur zu etablieren, ist es wichtig, allen Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, sich aktiv einzubringen. Der Moderator sollte darauf achten, dass jeder für eine bestimmte Zeit zu Wort kommt und die Diskussionen fair und respektvoll ablaufen. Es können auch Methoden wie das Rotationsprinzip oder das Sammeln von Ideen im Vorfeld des Meetings eingesetzt werden, um eine vielfältige Beteiligung sicherzustellen.

Fehlende Ergebnisorientierung

❌ Oftmals enden Meetings ohne konkrete Ergebnisse oder klare nächste Schritte. Dies führt dazu, dass die Zeit im Meeting nicht effektiv genutzt wird und keine konkreten Handlungen daraus resultieren.

✅ Um dieses Problem zu beheben, sollte jedes Meeting mit einer klaren Zusammenfassung der Ergebnisse und festgelegten nächsten Schritten enden. Diese sollten schriftlich festgehalten und den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die besprochenen Themen tatsächlich in die Umsetzung gehen.

Technische Herausforderungen

❌ Mit der zunehmenden Digitalisierung und der Verbreitung von Remote-Arbeit, sind technische Herausforderungen in Meetings nicht selten. Wir alle kennen das Problem mit der Video- oder Tonqualität. Dies führt zu Frustration und Verzögerungen.

✅ Um eine gute Meetingkultur zu fördern, ist es wichtig, sicherzustellen, dass die technische Infrastruktur zuverlässig ist und dass alle Teilnehmer über die notwendigen Kenntnisse verfügen, um die Technologie effektiv zu nutzen. Gegebenenfalls sollten Schulungen oder technische Unterstützung angeboten werden.

Fazit: Eine gute Meetingkultur ist entscheidend für den Erfolg und die Effizienz von Meetings. Durch die Festlegung klarer Ziele und einer strukturierten Agenda, die aktive Beteiligung aller Teilnehmer, die Fokussierung auf konkrete Ergebnisse und die Bewältigung technischer Herausforderungen können wir eine effektive Meetingkultur etablieren. Meetings sollten zu produktiven Arbeitsinstrumenten werden, die zur Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung beitragen, anstatt Zeit zu verschwenden. Let’s do this! 🚀 

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Leader question: Are you still chatting or are you already leading?

It is sometimes frightening when clients tell us that they spend more than 50% of their week in meetings.🫣

Meetings are an integral part of everyday work in companies. True. But, while they're meant to be a means of communication, decision-making and collaboration, meetings are often perceived as time-consuming and inefficient. The problem often lies in a poor meeting culture.

In our workshops, we repeatedly addressed the challenges of meetings and here we want to share a few ways to establish a good meeting culture:

Wasting time and lack of structure

❌ A common problem in meetings is the lack of structure and preparation. Meetings often start too late, drag on unnecessarily, and get distracted by irrelevant discussions.

✅ To address this problem, it is important to set clear goals and an agenda for the meeting in advance. Each participant should know what is expected of them and what topics will be covered. In addition, a time limit should be set to ensure that the meeting runs efficiently. Keep it brief. Save time.

Over-involvement and under-involvement

❌ In many meetings, certain participants dominate the proceedings while others barely get a chance to speak. This can lead to an imbalance of ideas and perspectives.

✅ To establish a good meeting culture, it is important to give all participants the opportunity to actively participate. The moderator should make sure that everyone gets to speak for a set amount of time and that discussions are fair and respectful. Methods such as rotation or collecting ideas in advance of the meeting can also be used to ensure diverse participation.

Lack of focus on results

❌ Meetings often end without concrete results or clear next steps. This leads to ineffective use of meeting time and no concrete actions resulting from it.

✅ To remedy this problem, every meeting should end with a clear summary of the results and defined next steps. These should be recorded in writing and made available to the participants. This ensures that the topics discussed actually go into implementation.

Technical challenges

❌ With increasing digitization and the proliferation of remote work, technical challenges in meetings are not uncommon. We all know the problem with video or sound quality. This leads to frustration and delays.

✅ To promote a good meeting culture, it is important to ensure that the technical infrastructure is reliable and that all participants have the necessary skills to use the technology effectively. Training or technical support should be provided where appropriate.

Bottom line: a good meeting culture is critical to the success and efficiency of meetings. By setting clear goals and a structured agenda, actively engaging all participants, focusing on specific outcomes, and addressing technical challenges, we can establish an effective meeting culture. Meetings should become productive working tools that contribute to collaboration and decision-making rather than wasting time. Let's do this! 🚀

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