Break the silence in (remote) meetings!

You do a product or strategy workshop and your teammates aren’t sharing their thoughts?

You try to coach more and ask more questions and you’re wondering why your colleagues are not responding as engaged as they should or could?!
Well, maybe you’ll need to reflect your expectations and change your communication culture a bit (and don’t expect that it’ll be done overnight).

Many managers we are working with blame their colleagues being too “introvert” or “shy”. But what do those two words really mean and are they really appropriate?

The oxford dictionary defines being shy as nervous or embarrassed about meeting and speaking to other people. An introvert is: a quiet person who is more interested in their own thoughts and feelings than in spending time with other people. Some also say that introverts recharge their batteries on their own while extroverts do in company. So reserved behaviour doesnt necessarily mean your team is not engaged. 

That being said: Aren’t we all a little shy? Depending on the topic, the media we communicate with and the people around us? I tend to be shy too when I feel uncomfortable, when someone else is dominating the room's energy or when I’m not in the right mood. 

There are more reasons not to engage too much:

✅ Lack of reflection: Are they aware of their communication? Did you give them proper feedback already?
✅ Different personality: It’s just not their personality and they don’t want to give feedback on your strategy or whatever topic you come up with - it’s your job from their perspective and they didn’t sign up for this and want to stay in their comfort zone
✅ Limited behavior: who knows what one has been told being a kid in the wrong situation - thinks like “that’s stupid, shut up!”
✅ Hierarchy: When I’m having the feeling, that I’m not in the (hierarchichal) position to say something
✅ Egos in the room: When others are just showing of polishing their egos
✅ Past events: They didn’t feel heard in the past and have given up taking part in discussions

There are many reasons why comprehensive participation may not take place. These aspects need to be taken into account in order to develop solutions together and promote participation. #Comunication #Teamwork #BusinessTalk

What can you do to get the most out of those valuable assets in front of you? 

✅ make clear what you expect from your team communication culture
- if needed: make sure to protect from dominant bullies
✅ learn to establish rapport - and get to an atmosphere where they feel comfortable
✅ use team-fitting warm-ups
✅ let them prepare
- set timers that they can prepare individually before speaking in a group
- tell them how much time they are supposed to share afterwards
- stick to the timings (especially for the others in the room who talk to much)
✅ give feedback, that you’d appreciate more of their ideas and thoughts
- make sure they understand that you want them to talk
- what do you expect from a “not shy” person?
✅ make sure new future hirings understand what you expect from them
✅ after asking a question, learn to wait until someone starts sharing some thoughts

If you are on the “shy-side” - speak up and let others be part of your valuable thoughts. If you are more the one suffering from your own monologue - you can read my earlier post and learn moderation skills and develop “shy” - people to share more - don’t expect this being done over night. 
https://www.digital-leader-program.de/blog/less-blah-blah-more-impact 

Let’s go and give or get some input!

Beende das Schweigen in (remote) Meetings!

Du leitest einen Strategie- oder Produkt-Workshop und dein Team teilt seine Gedanken nicht mit? 

Du versuchst, mehr zu coachen und häufiger nachzufragen, und wunderst dich, warum deine KollegInnen nicht so richtig mit eigenen Ideen kommen? 

Eventuell solltest du mal kurz deine Erwartungen checken und ein bisschen an eurer Kommunikationskultur drehen (und nicht erwarten, dass sich sofort was ändert).

Viele Leads, mit denen wir arbeiten, schieben ihren Kollegen den schwarzen Peter zu, zu "introvertiert" oder "schüchtern" zu sein. Aber was bedeuten diese Begriffe wirklich, und sind sie überhaupt passend in dieser Situation? 
Schüchternheit wird als Nervosität oder Verlegenheit im Umgang mit anderen Menschen beschrieben. Ein Introvertierter ist eher eine ruhige Person, die sich mehr für ihre eigenen Gedanken und Gefühle interessiert als für die Gesellschaft. Manche sagen auch, dass Introvertierte ihre Energie lieber alleine tanken, während Extrovertierte dies gerne in Gruppen tun. Reserviertes Verhalten bedeutet also nicht unbedingt, dass dein Team nicht engagiert ist. 

Mal ehrlich, sind wir nicht alle manchmal ein wenig schüchtern? Abhängig vom Thema, des Mediums und den Menschen um uns herum? Auch ich tendiere dazu, schüchtern zu sein, wenn ich mich unwohl fühle, jemand anderes den Raum dominiert oder wenn ich nicht in der richtigen Stimmung bin. #Kommunikation #Teamwork #BusinessTalk

Es gibt noch weitere Gründe, warum dein Team sich nicht einbringt: 

✅ Mangelnde Selbstreflexion: Sind sie sich ihrer Kommunikationsweise bewusst? Hast du deinem Team schon mal Feedback zur Beteiligung gegeben? 
✅ Unterschiedliche Persönlichkeiten: Möglicherweise entspricht es einfach nicht ihrer Persönlichkeit, Feedback zu deiner Strategie oder dem gewählten Thema zu geben. Aus ihrer Sicht liegt dies in deinem Verantwortungsbereich, und sie bevorzugen es, in ihrer etablierten Komfortzone zu verbleiben.
✅ Limitiertes Verhalten: Teils resultiert zurückhaltendes Verhalten aus prägenden Erfahrungen in der Kindheit, in denen negative Reaktionen auf offene Äußerungen erwidert wurden.
✅ Hierarchie: Es könnte sein, dass das Gefühl besteht, nicht in einer angemessenen (hierarchischen) Position zu sein, um relevante Beiträge zu leisten.
✅ Dominante Egos: In Situationen, in denen andere gerade damit beschäftigt sind, ihre eigene Position herauszustellen, kann die Bereitschaft zur aktiven Teilnahme abnehmen.
✅ Vergangene Erfahrungen: Wenn jemand sich in der Vergangenheit nicht gehört fühlte und infolgedessen die Teilnahme an Diskussionen aufgegeben hat.

Es gibt also vielfältige Gründe, warum eine umfassende Beteiligung ausbleiben könnte. Diese Aspekte gilt es zu berücksichtigen, um gemeinsam Lösungen zu entwickeln und die Beteiligung zu fördern. #Teamarbeit #Kommunikation #Unternehmenskultur

Wie holst du das Beste aus den wertvollen Ressourcen deiner Kollegen raus?

✅Mach deutlich, was du von der Kommunikationskultur im Team erwartest
- wenn nötig: schütze dich vor dominanten Tyrannen 
✅ Lern, Beziehungen aufzubauen und eine Atmosphäre zu schaffen, in der sich die Gruppe wohlfühlt.
✅ Nutze Warm-Ups, die zu deinem Team passen
✅ Lass sie sich vorbereiten
- Gib Zeitlimits vor, damit jeder sich vorab vorbereiten kann, bevor er vor der Gruppe redet.
- Sag deinem Team, wie viel Zeit sie sich danach teilen sollen.
- Halte dich an die Zeitlimits (besonders wichtig für die, die gern zu viel reden).
✅ Feedback ist Gold wert – zeig, dass du mehr Ideen und Gedanken der Teilnehmer hören willst.
- Mach klar, dass du willst, dass sie ihren Senf dazu geben.
- Was erwartest du von jemandem, der nicht gerade schüchtern ist?
✅ Stell sicher, dass auch neue Teamkollegen wissen, was du von ihnen erwartest.
✅ Wenn Du eine Frage stellst, lerne abzuwarten bis eine Antwort kommt - das kann manchmal unangenehm lange dauern, ist es aber wert.

Wenn du auf der schüchternen Seite stehst - sprich dich aus und teile deine Gedanken. Wenn du eher derjenige bist, der unter seinem eigenen Monolog leidet, dann kannst du meinen vorherigen Beitrag lesen und dir Moderationsfähigkeiten aneignen, um schüchterne Leute dazu zu bringen, mehr rauszurücken – aber erwarte nicht, dass das über Nacht passiert.
https://www.digital-leader-program.de/blog/less-blah-blah-more-impact 

Schau mal rein und hol dir mehr Input!