Less blah blah, more impact

Dear managers and specialists out there, please learn to get to the point - stop wasting others time and motivation. I’ll try it as well! :)

Think about that person in a meeting that always talks too much. The one that always needs to share another story aaand another story, filling every inch with filling words so nobody can interrupt their thinking flow…. Is it you? Or is it someone on your team?

I confess, I used to be that person - a communication mess, drowning in a sea of words without a clear direction. A member of my family is communicating like that and I copied it growing up. I talked a lot but failed to get to the point, often succumbing to the trap of excessive chatter. And the worst was - I even had a thinking process like that!
Fortunately my communication trainer mentors Chris Mulzer and Christian Pessing then pulled the plug in my twenties.

Here's the issue: Many of us often let discussions repeat, failing to get straight to the point. On a rational level, excessive talking leads to wasted time and by that also money, resulting in losing competitiveness. On an emotional level, it demotivates people and erodes the respect of the people towards you.
From my perspective: Most of the modern team communication cultures should have the goal of being servant for one another - people just need to say as much as the group needs to fulfill their business, personal growth and social goals.

But why do some people talk so much? 

- A lack of reflection might be the core reason. Are they aware of their communication? Did anybody give them proper feedback?

- Some might also think that more is better or that they are paid for taking the most time and space in the room. 

- The cultural background might also play a big role for the understanding of the amount of words to describe what you mean. In some cultures it’s more important to describe the whole picture and the higher you are in hierarchy the more answers might be expected by you. I highly recommend exploring the "Culture Code" book by Erin Meyer for insights into cultural dynamics.

- Some people are in certain topics super “detail-oriented” - it’s their natural way of thinking and communicating - their profile (if you want to know more about this: look up NLP meta programs).

- A need for attention can be a reason - I want to be heard and recognized in our group. And talking a lot is my way to get there.

- Some of us just have a big need of sharing themselves and their thoughts.

So - how can we help each other?

It's definitely a topic where our colleagues and us need support:

- For many of us it‘s hard to give others feedback (especially when they are formally your manager) on their communication again and again and again to support you to get to a lasting change. Even though they need it. It’s a behavior that might have strong neural connections that were established over decades. It needs a constant and conscious focus on the topic for lasting change. Ask if they want help and how you can give them feedback on an everyday basis without pushing their ego in front of others too much.

- In our workshops we ask if they could repeat what they just said in just one sentence for example.
We set timers, to create the awareness of time. And we learn together to respect the timer.
We record them in 1on1 coaching sessions because some people can even forget what they just said.

- Give people who need attention in other circumstances the stage to shine in an environment where they don’t hurt your team's productivity. Give them recognition in between.

Let's strive for communication that adds value without unnecessary noise. Having the flexibility to say more if needed or less when possible. 

I hope I got to the point and you have a nice day.

PS: If you need any support in your team, feel free to get in touch and direct message me.

Next time I’ll share my thoughts on how to support “shy” colleagues to talk more and share more of their thoughts!

Let´s do this! 🚀

Liebe Manager und Fachkräfte da draußen: Lasst uns gemeinsam lernen, auf den Punkt zu kommen. Lasst uns aufhören, einander die Zeit zu stehlen und uns gegenseitig zu demotivieren. Ich versuch's auch, ernsthaft! :)

Kennt ihr das? Diese Person in Meetings, die einfach nicht auf den Punkt kommt. Die eine Geschichte nach der anderen erzählt und jede Atempause mit Füllwörtern füllt, damit bloß niemand ihren Redefluss unterbricht! Bist Du das? Oder ist das jemand aus Deinem Team?

Ich muss zugeben, ich war früher auch so - ein Kommunikations-Chaot, der nicht die Kurve gekriegt hat und einfach weitergebrabbelt hat - ohne klare Richtung, was ich überhaupt sagen möchte. Als Kind habe ich mir das von nem Familienmitglied abgeschaut und lange Zeit für normal empfunden. Ich habe viel geredet, aber nichts gesagt, bin oft im Sumpf des endlosen Gelabers stecken geblieben. Und das Schlimmste: meine Gedanken waren genauso unbewusst, unstrukturiert und zahllos.
Zum Glück haben mir meine Coaches Chris Mulzer und Christian Pessing in meinen Zwanzigern dann irgendwann den Stecker gezogen.

Das Problem auf rationaler Ebene ist: Viele von uns wiederholen ständig Gespräche und kommen nie auf den Punkt. Das verschwendet Zeit und somit auch Geld, was letztendlich eure Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigt. 
Und auf der emotionalen Ebene: Es demotiviert viele Leute und es könnte passieren, dass sie perspektivisch weniger Respekt vor dir haben. Deine Worte verlieren an Bedeutung.
Meiner Meinung nach sollten moderne Team-Kommunikationskulturen darauf abzielen, einander zu unterstützen - jeder sollte nur so viel sagen, wie die Gruppe braucht, um ihre Geschäftsziele, persönliches Wachstum und soziale Ziele zu erreichen.

Aber warum reden manche Menschen so viel? 

- Ein Mangel an Reflexion könnte die Quelle des Ganzen sein. Bist du dir deiner Kommunikation bewusst? Hat dir schon mal jemand ein angemessenes Feedback gegeben?

- Vielleicht denken einige auch, dass mehr reden besser ist oder dass sie dafür bezahlt werden, sich die meiste Zeit und den meisten Platz im Raum zu nehmen.

- Der kulturelle Hintergrund spielt auch eine große Rolle, wenn es darum geht, wie viele Worte du brauchst, um zu beschreiben, was du meinst. In manchen Kulturen ist es wichtiger, das ganze Bild zu beschreiben, und je höher du in der Hierarchie stehst, desto mehr Antworten werden von einem erwartet. Ich empfehle dir ausdrücklich das Buch "Culture Code" von Erin Meyer, um mehr über kulturelle Dynamiken zu erfahren.

- Manche Leute sind bei bestimmten Themen super "detailorientiert" - das ist ihre natürliche Art zu Denken und zu kommunizieren. Wenn du mehr darüber wissen möchtest, google mal “NLP Metaprogramme”.

- Ein Bedürfnis nach Aufmerksamkeit kann ebenfalls ein Grund sein - du möchtest in der Gruppe gehört und anerkannt werden. Und viel zu reden ist dein Weg, um das zu erreichen. Manche von uns haben einfach ein großes Bedürfnis, sich selbst und ihre Gedanken mitzuteilen.

Also - wie können wir uns gegenseitig supporten? 
Es ist definitiv ein Thema, bei dem wir unsere gegenseitige Unterstützung brauchen:

- Für viele von uns ist es nicht leicht, anderen immer wieder Feedback zu geben, vor allem, wenn es formell unser Vorgesetzter ist, und das auch noch bezüglich ihrer Kommunikation. Auch wenn sie es brauchen. Das ist ein Verhalten, das möglicherweise starke neuronale Verbindungen hat, die sich über Jahrzehnte gebildet haben. Es erfordert ständige und bewusste Aufmerksamkeit für das Thema, um nachhaltige Veränderungen zu bewirken. Frag einfach, ob sie Hilfe wollen und wie du ihnen tägliches Feedback geben kannst, ohne ihr Ego zu sehr vor anderen zu verletzen.

- In unseren Workshops fragen wir zum Beispiel, ob du das, was du gerade ausschweifend gesagt hast, in nur einem Satz wiederholen kannst. Wir setzen Timer, um das Bewusstsein für dein Timing zu schärfen. 
In 1:1-Coaching-Sitzungen nehmen wir manchmal sogar auf, was du gesagt hast, denn manche Menschen vergessen beim Reden komplett, welche Worte sie zuvor gewählt haben.

- Gib Menschen, die Aufmerksamkeit brauchen, in anderen Gegebenheiten eine Bühne um zu glänzen, dort wo sie die Produktivität deines Teams nicht beeinträchtigen. Anerkennung kann auch zwischendurch stattfinden und gegeben werden.

Lasst uns nach einer Kommunikation streben, die einen Mehrwert bietet und nicht unnötig zu viel Raum einnimmt. Werde flexibel genug, mehr zu sagen, wenn nötig, oder weniger, wenn möglich.

So, ich hoffe, ich bin auf den Punkt gekommen. Einen schönen Tag dir!

PS: Wenn du Unterstützung für dein Team brauchst, melde dich gerne und schick mir eine private Nachricht.

Beim nächsten Artikel teile ich dann mal meine Gedanken dazu, wie du "schüchterne" Kollegen unterstützen kannst, mehr zu sprechen und mehr mit der Welt zu teilen!

Let´s do this! 🚀