Effektive Meetings: Die wichtigsten Aspekte für erfolgreiche Leader!

 Leader:innen Frage: Hast du schon mal darüber nachgedacht, wie du deine Meetings verbessern kannst?

Als Leader ist es wichtig, bestimmte (Gesichts-)Punkte vor, während und nach Meetings zu ermitteln, um effektive und produktive Treffen zu garantieren.

Denn vielleicht kommt dir das ein oder andere Beispiel bekannt vor: Du wurdest ohne Agenda zu einem Meeting eingeladen? Du kennst deinen Zweck im Meeting nicht? Niemand hat mitgeschrieben und es folgen keine next steps? Wenn du 1 mal nicken konntest, dann pass auf und mach´s besser. 

Eine klare Struktur ermöglicht es, das Meeting auf den Punkt zu bringen und unnötige Diskussionen oder Ablenkungen zu vermeiden, was wiederum dir und deinem Team wertvolle Zeit spart.

👉🏼 Vor Meetings: 

• Zielsetzung: Definiere klare Ziele für das Meeting und stelle sicher, dass sie für alle Teilnehmer verständlich sind. 
• Agenda & Zeitplan: Erstelle gemeinsam mit deinem Team eine strukturierte Agenda mit den Themen, die während des Meetings behandelt werden sollen und plane eine realistische Zeitbox ein.
• Teilnehmerauswahl: Lade nur diejenigen ein, die unbedingt am Meeting teilnehmen müssen, um eine effiziente Diskussion sicherzustellen und niemandes Zeit zu verschwenden. 

👉🏼 Während des Meetings: 

• Timer & Moderation: Achte auf den Zeitplan und darauf, dass die Agenda durchgesprochen wird. Du kannst jemanden aus deinem Team mit der Verantwortung versehen, sodass du deinen Fokus für die Zielerreichung nutzen kannst. 
• Notizen & Protokoll: Wähle eine Person aus, die während des Meetings mitschreibt und im Anschluss ein Meetingprotokoll mit Next Steps bereit stellt.

👉🏼 Nach dem Meeting: 

• Erfolgskontrolle & Follow-up: Verschaffe dir einen Überblick über den Verlauf der definierten Next Steps und plane bei Bedarf Folgemeetings. 
• Feedback einholen: Frage die Teilnehmer nach ihrem Feedback zum Meeting, um mögliche Verbesserungen für zukünftige Sitzungen zu identifizieren.

Merke: 

Eine gute Meetingstruktur trägt zu einem erfolgreichen Miteinander bei. Meetings sind eine wertvolle Ressource, um Informationen auszutauschen, Entscheidungen zu treffen und den Teamgeist zu stärken.

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Leader question: have you ever thought about how to improve your meetings?

As a leader, it's important to identify certain (facial) points before, during and after meetings to ensure effective and productive meetings.

Because maybe an example or two sounds familiar: You've been invited to a meeting without an agenda? You don't know your purpose in the meeting? No one took notes and no next steps follow? If you got 1 nod, pay attention and do better.

A clear structure will allow the meeting to get to the point and avoid unnecessary discussion or distractions, which in turn will save you and your team valuable time.

👉🏼 Before Meetings:

• Goal Setting: Define clear goals for the meeting and make sure they are understandable to all participants.
• Agenda & Schedule: Together with your team, create a structured agenda with the topics to be covered during the meeting and plan a realistic time box.
  Participant Selection: Invite only those who absolutely need to attend the meeting to ensure an efficient discussion and not waste anyone's time.

👉🏼 During the meeting:

• Timer & Facilitation: pay attention to the schedule and make sure the agenda is talked through. You can put someone on your team in charge so you can use your focus to accomplish goals.
• Notes & Minutes: Select someone to take notes during the meeting and provide meeting minutes with Next Steps afterwards.

👉🏼 After the Meeting:

• Performance Review & Follow-up: Get an overview of the progress of the defined Next Steps and schedule follow-up meetings as needed.
• Obtain Feedback: Ask participants for their feedback on the meeting to identify possible improvements for future meetings.

Notice:

A good meeting structure contributes to successful collaboration. Meetings are a valuable resource for sharing information, making decisions, and building team spirit.

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