5 Essential moderation skills for modern leads

Future oriented leads need moderation skills to get more out of their teams and themselves by supporting an autonomous working style.
If you learn how to moderate your meetings and workshops better you will be able to:
- get better and more ideas
- gain more trust between your teammates
- reach more commitment and motivation
- get more “we-feelings” and by that psychological safety
- support individual growth
- establish better decision making processes (where you don’t need to be a part of anymore)

The more autonomy an individual in a team is supposed to have, the clearer the goals, rules, values, own motivation and self-responsibility should be.
We need to make sure that we have everyone on board and on the same page. Having the feeling of being part of the team and being heard. Therefore it’s important that leads learn to create situations where the team takes the stage, has time to work together in a structured way and feels comfortable and guided to shape their own project, team and business future.


1) Learn to prepare better team workshops and meetings
If you want to find inspiration on how to create well structured team experiences you can have a look at one of the online whiteboard vendors you find out there. Nowadays most of the companies we are working with already have a tool at hand. They offer well made templates for almost every meeting or workshop situation you might be able to think of. From simple standups and retros to whole project planning tools and business modeling or team culture reflection you’ll find tons of good stuff out there. On top you should think about team-fitting warm-ups and simple take-away exercises.

2) Learn the proper usage of (digital) tools
If you let your team try out new ways of working it would be great if you would feel comfortable and safe using new tools. Either learn your (digital) skills step-by-step or try them out upfront in a smaller circle. But please don’t start blaming the tools that you haven’t learnt to work with yet. Take a little time to understand how to create breakout rooms and how to use an online whiteboard for example.

3) Learn to build rapport within the group
If you want your team to start sharing ideas they need to arrive in the room and have the feeling that they are seen. As long as they don’t feel comfortable showing themselves and their precious ideas you will be wasting your time. So please frame upfront what you expect from them. For example: “I want you all to take part today and speak up. This is a vision workshop so feel free to dream and let’s not be critical for the next 30 minutes”. Observe and become the group's referee enforcing the rules in a charming way.
Please learn to use warm-ups. No loooong exercises where half of the group feels uncomfortable. Explain why you are doing the warm-up, get comfortable with it yourself and find team-fitting things that the team enjoys.

4) Become a timekeeper
Making sure that you as a moderator are responsible for staying in time is essential. It’s your role to interrupt people. Otherwise the team gets distracted and you lose the group's attention and by that motivation. No, from my point of view we don’t have to let everyone speak until they think they made their point. Instead we have to find a respectful way of how to interrupt someone in front of the whole group. Tell upfront that you have to interrupt when timers run out. Set timers and give your teammates time to prepare - and let them get used to it. Make a running timer (on an online whiteboard or a tablet in the room) visible to everyone - this gives the group a better sense of time. It’s your job to create challenging exercises and learn to adjust your timing to the group's needs. Otherwise notifications might grab their attention or some might drift away in their stream of thoughts.

5) Let go and let your team work
Are you paid to have all the answers or to serve your team to get to the answers themselves?
You will have to learn to hold your thoughts back here and there and feel appreciated without being in the center of attention. Your job is to shape the environment to let your team grow and reach their goals. You will fail on your way of becoming a better moderator as well as your team will fail on growing into their more autonomous role. That is part of the game going towards perfection :) Every team is different - don’t overwork right away.

Take your time to become a better moderator day by day and don’t think that your first meeting or workshop needs to be all different right from the start. Change slowly and continuously and your team will be able to follow.

And if you want to learn more about it - let me know!

5 essenzielle Moderationskompetenzen für moderne Führungskräfte

Zukunftsorientierte Führungskräfte brauchen Moderationskompetenzen, um mehr aus ihren Teams und sich selbst herauszuholen, indem sie einen autonomen Arbeitsstil unterstützen.
Wenn Du lernst, wie Du Eure Meetings und Workshops besser moderierst, wirst Du Folgendes erreichen:
- bessere und mehr Ideen
- mehr Vertrauen zwischen Deinen Teammitgliedern
- mehr Commitment und Motivation
- mehr "Wir-Gefühl" und damit psychologische Sicherheit
- mehr individuelles Wachstum
- bessere Entscheidungsprozesse (an denen Du nicht mehr beteiligt sein muss)

Je mehr Autonomie einzelne KollegInnen in einem Team zur Verfügung haben sollen, desto klarer sollten die Ziele, Regeln, Werte, die eigene Motivation und die Notwendigkeit zur Eigenverantwortung sein.
Wir müssen sicherstellen, dass wir alle an Bord haben. Alle unsere Teammitglieder sollten das Gefühl haben, Teil des Teams zu sein und gehört zu werden. Deshalb ist es wichtig, dass Führungskräfte lernen, Situationen zu schaffen, in denen das Team im Mittelpunkt steht. In denen das Team Zeit bekommt, um strukturiert zusammenzuarbeiten, und sich sicher dabei fühlt, ihr eigenes Projekt, ihr Team und ihre geschäftliche Zukunft mitzugestalten.

1. Lerne Workshops und Meetings besser vorzubereiten
Wenn Du Dich inspirieren lassen möchtest, wie Du gut strukturierte Team-Meetings schaffen kannst, kannst Du einen Blick auf die Templates von Online-Whiteboard-Anbietern werfen. Heutzutage haben die meisten Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, bereits ein Tool zur Hand. Sie bieten gut gemachte Vorlagen für fast jede Besprechungs- oder Workshop-Situation, die Du Dir vorstellen kannst. Von einfachen Standups und Retros bis hin zu ganzen Projektplanungs-Tools und Geschäftsmodellierung oder Vorlagen zur Teamkultur-Reflexion findest Du dort eine Menge gutes Material. Darüber hinaus solltest Du über teamgerechte Warm-Ups und einfache Take-away-Übungen nachdenken.

2. Lerne den richtigen Umgang mit (digitalen) Tools
Wenn Du Dein Team neue Arbeitsweisen ausprobieren lässt, wäre es gut, wenn Du Dich selber im Umgang mit neuen Tools wohl und sicher fühlst. Lerne Deine (digitalen) Skills entweder Schritt für Schritt oder probiere sie im Vorfeld in einem kleineren Kreis aus. Aber bitte gib bloß nicht den Tools die Schuld, wenn Du noch nicht gelernt hast, mit ihnen vernünftig umzugehen. Nimm Dir etwas Zeit, um zu verstehen, wie man Breakout-Räume einrichtet oder in Kleingruppen arbeitet und wie man zum Beispiel ein Online-Whiteboard benutzt.

3. Lerne, Rapport innerhalb der Gruppe aufzubauen
Wenn Du willst, dass Deine Teammitglieder ihre Ideen miteinander teilen, müssen sie im Raum ankommen und das Gefühl haben, dass sie wahrgenommen werden. Solange sie sich nicht wohl dabei fühlen, sich selbst und ihre wertvollen Ideen zu zeigen, verschwendet Ihr nur Eure Zeit. Leg also im Voraus fest, was Du von ihnen erwartest. Zum Beispiel: "Ich möchte, dass Ihr Euch heute alle beteiligt. Dies ist ein Visions-Workshop, also träumt ruhig und lasst uns die nächsten 30 Minuten nicht kritisch sein". Beobachte und werde zum Schiedsrichter der Gruppe, der die Regeln auf charmante Art und Weise durchsetzt.
Bitte lerne Warm-Ups zu benutzen. Nein, keine ellenlangen Übungen, bei denen sich die Hälfte der Gruppe unwohl fühlt. Erkläre, warum Du die Warm-Ups machst, fühl Dich selber damit wohl und finde passende Übungen, die dem Team Spaß machen.

4. Werde zum Timekeeper
Es ist wichtig, dass Du als Moderator dafür sorgst, dass die Zeit eingehalten wird. Es ist Deine Aufgabe, die Leute zu unterbrechen. Andernfalls wird das Team abgelenkt und Du verlierst die Aufmerksamkeit der Gruppe und damit auch die Motivation. Nein, meiner Meinung nach müssen wir nicht jeden so lange reden lassen, bis er denkt, dass er seinen Standpunkt dargelegt hat. Stattdessen müssen wir einen respektvollen Weg finden, wie wir jemanden vor der ganzen Gruppe unterbrechen können. Sag im Voraus, dass Du als Moderator unterbrechen wirst, wenn die Zeit abläuft. Setze Zeitvorgaben und gib Deinen Teamkollegen Zeit, sich vorzubereiten - und lass sie sich an die Timings gewöhnen. Mach einen laufenden Timer (auf einem online Whiteboard oder einem Tablet im Raum) für alle sichtbar - so bekommt die Gruppe ein besseres Zeitgefühl. Es ist Deine Aufgabe, anspruchsvolle Übungen zu erstellen und zu lernen, das Timing an die Bedürfnisse der Gruppe anzupassen. Ansonsten könnten Notifications Einzelne ablenken oder einige könnten in ihrem Gedankenstrom abdriften.

5. Lass los und lass Dein Team arbeiten
Wirst Du dafür bezahlt, dass Du alle Antworten parat hast oder dass Du Deinem Team hilfst, selbst zu den Antworten zu kommen?
Du wirst lernen müssen, Deine Gedanken hier und da zurückzuhalten und Dich wertgeschätzt zu fühlen, ohne im Mittelpunkt zu stehen. Deine Aufgabe ist es, das Umfeld so zu gestalten, dass Dein Team wachsen und seine Ziele erreichen kann. Du wirst auf Deinem Weg, ein besserer Moderator zu werden, ebenso scheitern wie Dein Team beim Hineinwachsen in seine autonomere Rolle. Das ist Teil des Spiels auf dem Weg zur Perfektion :) Jedes Team ist anders - überanstrengt Euch also nicht gleich.

Nimm Dir Zeit, um Tag für Tag ein besserer Moderator zu werden, und denk nicht, dass Dein erstes Meeting oder Dein erster Workshop von 0 auf 100 ganz anders sein muss. Verändere Dich lieber langsam und kontinuierlich, und Dein Team wird Dir folgen können.

Wenn Du noch mehr über Moderationstechniken erfahren willst, schreib mich an!